Während Outlook 2003 und 2007 stabil und sauber mit Zarafa funktionieren, kann es bei dessen aktuellen Versionen 2010 und 2013 nach dem Einspielen frisch veröffentlichter Microsoft-Patches zu Unwegsamkeiten kommen: Eingebundene Ordner anderer Benutzer können dann unter Umständen nicht mehr korrekt angezeigt werden.

Bei Kalendern anderer Benutzer oder als E-Mail-Ordner definierten öffentlichen Kontakt-Ordnern (diese tauchen beim Schreiben einer neuen E-Mail nach dem Klick auf ‚An‘ oder ‚Cc‘ auf) bleiben die Inhalte dann womöglich ganz verborgen. Speziell bei Kalendern kann es geschehen, dass als privat markierte Termine der anderen Benutzer dennoch sichtbar werden. Diese Funktion wird zum Anzeigen einer blockierten Zeit zum Beispiel für einen Arzttermin genutzt, der im Kalender und auf dem Mobilgerät sehr wohl hilfreich ist, Kollegen aber nichts angeht. Allerdings wird diese Funktion auch für Termine zu Personalangelegenheiten genutzt …

Hilfe! Was kann man dagegen tun?

Sehr beliebt ist es, Kalender eines Benutzers ‚B‘ über die Funktion ‚aus dem Adressbuch einbinden‘ im Kalender-Ribbon des Outlooks auszuwählen. Hierzu vergibt der Benutzer ‚B‘ einfach das entsprechende Recht auf seinen eigenen Kalender und Benutzer ‚A‘ bindet diesen wie beschrieben ein. Genau dieser Button im Kalender-Ribbon ist aber Teil des Problems und sollte vermieden werden.

Stattdessen sollte der Benutzer ‚A‘ im Zarafa-Ribbon den gesamten Store des Benutzer ‚B‘ einbinden. Dafür muss ‚B‘ zusätzlich auf der Ebene des Postfachs – also dem übergeordneten Ordner von Kalender, Posteingang & Co. – das Recht ‚Ordner anzeigen‘ vergeben. Damit wird für das Outlook von ‚A‘ der Orndername, nicht jedoch dessen Inhalt, sichtbar. In Verbindung mit den sowieso schon vergebenen Rechten auf den Kalender kann ‚A‘ dann wie gewohnt mit den Daten von ‚B‘ arbeiten. Auch private Termine bleiben verborgen.

Hinweis: Berechtigungen werden in Zarafa vererbt. Das Recht ‚Ordner anzeigen‘ kann also auf dem Posteingangsordner aktiv von ‚B‘ wieder entfernt werden. Damit bleiben für ‚A‘ all dessen Unterordner – wie zum Beispiel eventuelle ‚Mails des doofen A‘-Ordner 😉 – verborgen.