Zarafa ist ein herausragend gutes Werkzeug, um sich selbst oder ein Team zu organisieren. Jedoch gibt es einen deutlichen Trend zu mehr Kommunikation im Arbeitsalltag. Damit ist nicht der asynchrone E-Mail-Austausch gemeint, sondern eine Echtzeitkomponente. So ist man das heute vom Smartphone gewohnt und so wird man es in Zukunft auch leben.

Oft werde ich etwas ungläubig belächelt, wenn ich die Zarafa Web Meetings bei Kunden vorstelle. Mein Gegenüber erwidert dann nicht selten, dass man seit jeher per E-Mail kommuniziert oder eben mal fix anruft, wenn man denn etwas dringendes wissen möchte. Video brauche man dafür nicht. Dabei geht es hier um viel mehr: Es geht um eine natürlichere und sichere Art des Austausches.

Über Web Meetings

Zunächst: Web Meetings sind nicht einfach „nur“ Videotelefonate, aber eben auch das. Wenn wir miteinander kommunizieren ist es die Mimik und Gestik unseres Gegenüber, die das Gespräch maßgeblich beeinflusst. Eine hochgezogene Augenbraue oder ein abwesend wirkender Blick helfen uns, unsere Aussagen zielführender zu formulieren. Das passiert mit vielen kleinen Signalen schon unbewusst. Somit ist es also nur zu natürlich, neben einer Tonspur auch ein Videosignal zu übertragen. Dieses kann jedoch deaktiviert werden, wenn man es partout nicht möchte.

Die Tonspur bei Web Meetings ist ein HD-Signal, also hochauflösend und auch Stereo. Insbesondere bei längeren Konferenzen mit mehreren Teilnehmern hilft uns ein Stereo-Signal dabei, dem Gespräch konzentriert zu folgen. Gleichzeitig bereinigen die verwendeten Algorithmen das Signal so gut, dass in vielen Fällen schon das eingebaute Mikrofon in einem Notebook ausreichend ist.

Über Zarafa Web Meetings können Anwender zudem direkt zum Beispiel aus dem Kontext einer E-Mail heraus miteinander chatten oder sich Dateien zusenden. Im Web Meeting können alle Teilnehmer zudem gemeinsam Dokumente betrachten oder sich gegenseitig ihren Bildschirm freigeben.

Aus dem täglichen Leben

Es kommt oft vor, dass ich am Telefon versuche, meinem Gegenüber komplexe Sachverhalte zu erklären. Sitzt mein Gesprächspartner in solch einem Fall vor einem Computer, so öffne ich eine neue Mail in meiner WebApp und klicke den Button „Add web meeting“. Dies öffnet ein Web-Meetings-Fenster mit einem eigens für dieses Meeting angelegten, entsprechend noch leerem Raum. Gleichzeitig werden in die E-Mail per Template eine kurze Erklärung und eine Meeting-URL eingefügt. Diese Mail schicke ich an meinen Gesprächspartner, der dann per Mausklick mein Web Meeting betreten und von mir angerufen werden kann. Nun habe ich zum einen ein Full-HD-Video, welches zum Beispiel eine Skizze auf einem Whiteboard übertragen kann, oder die Möglichkeiten des Screen-Sharings zu meiner Verfügung, um meinen Punkt deutlicher zu machen.

Technischer Hintergrund

Der gesamte Dienst basiert auf standardisierte WebRTC-Technologie. Somit sind keine Browser-Plugins notwendig, um Web Meetings zu nutzen. WebRTC ist am besten in den Google Chrome/Chromium-Browsern umgesetzt, wobei wir von Zarafa aus Privacy-Gründen deren Ableger Iridium empfehlen. Genutzt werden können aber auch Opera oder Firefox.

Der Datenstrom wird verschlüsselt. Die Kommunikation selbst findet peer-2-peer statt. Somit hat man zwar bei N Teilnehmern einer Konferenzschaltung N-1 Datenströme, doch gibt es keinen zentralen Knoten der als Bottleneck oder Einfallstor für Schnüffler negativ auffallen könnte.

Diese technischen Faktoren machen aus Zarafa Web Meetings eine moderne, natürliche und sichere Kommunikationsplattform.

Einrichtung

Die Einrichtung eines Web Meetings Servers ist nicht ganz trivial. Es müssen eine ganze Menge Secrets hinterlegt werden, die auch alle zueinander passen müssen. ;-). Zudem empfiehlt es sich sehr, den Web Meetings Server (Paket: zarafa-webmeetings) auf einem NGINX zu betreiben. Zum Einen kennt sich der Apache erst ab Version 2.4 mit den benötigten Web-Sockets aus, zum Anderen skaliert NGINX bei lang anhaltenden Verbindungen besser. Eine ausführliche Dokumentation befindet sich hier.

Die Integration in die WebApp wird über ein Plugin (Paket zarafa-webapp-plugins-webmeetings) erreicht. Ist das Paket auf dem Server installiert, so muss das Plugin unter Einstellungen -> Plugins in der WebApp noch aktiviert werden.  Eine weitere Konfiguration ist nicht notwendig.

Wer es bis hierhin geschafft hat, der kann schon im eigenen Netz Web Meetings abhalten. Für die Kommunikation über Subnetzgrenzen hinweg ist ein TURN-Service notwendig. Zarafa bietet einen solchen an, man kann jedoch auch selbst einen TURN-Server aufsetzen. Wo auch immer der Service betrieben wird: Er muss von jedem Teilnehmer erreichbar sein. Dieser Dienst sorgt dafür, dass sich die einzelnen Peers finden. Stark vereinfacht gesprochen bauen diese nämlich eine Verbindung hierhin auf, deren Rückkanal für die peer-2-peer-Verbindung genutzt wird.

Weiterführende Links

• Anleitung für Web Meetings Anwender (EN): Hier findet man unter anderem auch den wichtigen Link für die Screen-Sharing-Extension
• Anleitung für Web Meetings Administratoren (EN)
• Präsentation zum Thema STUN, TURN und ICE von Cary Fitzgerald