Als ich am 10. August aus dem Urlaub zurück und wieder im Büro war, fasste ich einen neuen Vorsatz: Ein Leben ohne Outlook. Das muss ja gehen, schließlich predige ich diese Möglichkeit seit Monaten meinen Kunden und Partnern ;-). Im privaten Bereich nutze ich schon seit Jahren nichts anderes als die WebApp, doch just mein Firmenleben organisierte ich nach wie vor mit einem Outlook 2013.

Ich denke schon, eine Art Power-User zu sein. An jedem Tag schreibe ich mehrere Dutzend E-Mails, die ich gemäß meinen verschiedenen Aufgabenbereichen bei Zarafa oder in der OSB-Alliance sauber sortiere. Mein Kalender ist sehr detailliert gepflegt und nach Reiseinformationen, Telefon-, Verbands- oder Geschäftsterminen aufgeteilt. In den Aufgaben pflege ich meine Projekte, wobei jedes Projekt eine Aufgabe ist und von mir schlicht fortgeschrieben wird. Und die Kontakte umfassen einige Hundert Einträge, die ich jedoch größtenteils auf meinem Smartphone pflege.

Der tatsächliche Umstieg war kurz und schmerzlos: Outlook zu, Browser auf, WebApp an. Da der optische Hauptbereich dem Outlook sehr ähnelt, musste ich mich kaum umgewöhnen. Die Arbeitsschritte insbesondere beim Abarbeiten meiner E-Mails blieben fast identisch. Solange ich mindestens eine EDGE-Internetverbindung und Geduld oder eben HSDPA habe, arbeite ich derzeit bevorzugt mit der WebApp. Im Zug oder wenn ich offline bin greife ich noch manchmal auf ein Outlook zurück. Dieses betreibe ich dann aber mit ActiveSync.

Aufbau der WebApp

Die WebApp ist in 5 Zonen unterteilt: Eine Shortcut-Leiste (1) führt immer direkt in den jeweiligen Bereich (Mail, Kalender, …). Hinter (2) verbirgt sich eine Werkzeugleiste. Von hier aus erstellt man neue E-Mails, Termine, Aufgaben, … je nachdem in welchem Bereich man sich befindet. Außerdem kann man die angezeigten Elemente neu laden oder ausdrucken.

Diese beiden Zonen unterscheiden sich von der Aufteilung, wie man sie in Outlook findet. Die drei verbleibenden sind dafür mit dem Aufbau eines typischen Outlooks aber Version 2003 fast identisch.

Das Navigationsfenster (3) zeigt die Ordner des gewählten Bereichs an. Hier kann man durch Setzen des Hakens bei „Alle Unterordner anzeigen“ in jedem Bereich auch die Ordner der anderen Bereiche anzeigen lassen. Ist dieser Haken nicht gesetzt, so sieht man im Kalender-Bereich nur alle Kalender-Ordner. Im Hauptfenster (4) werden die Inhalte angezeigt und in Tabs organisiert. Der Erste Tab enthält dabei immer den ausgewählten Bereich, die weiteren Tabs beinhalten beliebige Elemente. Die letzte Zone (5) ist schlussendlich eine ein- und ausklappbare Sidebar, in der Widgets hinterlegt werden können.

Organisation mit Kalendern und Aufgaben

In der WebApp können Kalender so angezeigt und überlagert werden, wie dies in Outlook der Fall ist. Standardmäßig sieht man natürlich den eigenen Kalender. Im Navigationsfenster (ganz links) wird unter dem Monatskalender eine Liste all der Kalender angezeigt, die man laut Berechtigung sehen darf. Hier setzt man einen Haken, um den entsprechenden zusätzlichen Kalender anzuzeigen. Zunächst wird dieser neben dem bereits angezeigten Kalender eingeblendet (im Bild oben: der dunkelgrüne Kalender). Ein Klick auf den dicken Pfeil neben dem Kalendertitel bewirkt, dass dieser Kalender demjenigen in Pfeilrichtung überlagert wird (im Bild oben: der türkisfarbene Kalender). So lässt sich schnell und einfach ein Überblick über die Termine mehrerer Kalender gewinnen.

Mir ist wichtig, meine aktuellen Aufgaben und kommenden Termine immer im Blick zu haben. Dafür gibt es die Sidebar (Zone 5, im Bild oben mit „Zarafa“ überschrieben). Ein Klick auf den Doppelpfeil blendet diese ein oder aus. Mit einem Klick auf das ‚+‘-Zeichen öffnet man ein Fenster zur Auswahl von Widgets, die als rpm/deb-Paket auf dem Server installiert wurden. Die Widgets für „Aufgaben“ und „heutige Termine“ sorgen dafür, dass ich den Überblick in keinem Fenster (E-Mails. Termine, Kontakte, …) verliere.

Auch hier musste ich kaum umdenken. Meinem persönlichen Gefühl nach erscheint die Oberfläche der WebApp sogar deutlich aufgeräumter als die des Outlooks. Speziell beim Kalender wünsche ich mir jedoch noch mehr Flexibilität mit Farben in den Kategorien – aber ich weiß aus guten Quellen, dass daran gearbeitet wird.

Tricks und Kniffe

Mit ein paar kleinen Einstellungen habe ich mir den Alltag noch ein wenig vereinfacht:

Da ich als Verkäufer von Natur aus ungeduldig bin, möchte ich eine E-Mail in dem Moment als gelesen markieren, in dem ich diese anklicke. Unter Einstellungen -> Mail findet sich hier die Option „Wartezeit vor Gelesen-Markierung“, die ich dazu auf 0 gesetzt habe. Einige Zeilen darüber lässt sich einstellen, alle wie viele Minuten Entwürfe automatisch gespeichert werden. Diesen Wert habe ich auf 1 Minute gesetzt.

In den Einstellungen finden sich auch die Plugins. Hier sollte unbedingt das „Desktop Notifications Plugin“ aktiviert werden. Dieses sorgt dafür, dass mir jede neue E-Mail und alle herannahenden Termine mit einem kleinen Popup auf dem Desktop angekündigt werden. Was angekündigt wird und wie schnell das Popup wieder verschwindet stellt man unter „Desktop Notifications“ in den Einstellungen ein.

Was man (derzeit) wissen muss …

Attachments können per Drag&Drop vom Desktop an eine E-Mail angehangen werden. Dafür sind diese jedoch in die Zeile „Anhänge“ zu ziehen. Wir prüfen noch, ob sich nicht auch der gesamte Editor als Ablageziel umfunktionieren lässt. Hat eine empfangene  E-Mail mehrere Attachments, so können diese als ZIP heruntergeladen werden und lassen sich somit auf dem Desktop leichter organisieren.

Zur Optimierung haben wir noch auf unserer todo-Liste stehen, Termine besser und einfacher zu kopieren. Drag&Drop funktioniert hier derzeit nur in öffentlich Ordner hinein. Will man einen Termin in seinem eigenen Kalender duplizieren, so markiert man diesen mit einem Klick und klickt den Button „Kopieren/Verschieben“ oben rechts im Hauptfenster. Dies öffnet den entsprechenden Dialog.

Weiterführende Links

Eine ausführliche Dokumentation zur WebApp befindet sich hier.

Wer kein Zarafa sein eigen nennt, kann die WebApp jederzeit unter demo.zarafa.com testen. Meldet man sich mit dem Benutzernamen ‚german‘ und dem Passwort ‚german‘ an, so erhält man auch eine deutsche Umgebung.

Titelbild: https://www.youtube.com/watch?v=EgcyQXk-Xlc