Beispiel: Ein regelmäßiger Prozess erfordert den Versand einer personalisierten E-Mail. Das kommt vor, wenn beispielsweise Fragen eines Internetformulars beantwortet werden und diese Antworten immer mit derselben Floskel eingeleitet werden sollen.
Hierzu können E-Mail-Vorlagen genutzt werden.
Speicherort für E-Mail-Vorlagen
Die E-Mail-Vorlagen sollten in einem eigens dafür angelegten Ordner abgelegt werden. Der verdächtig klingende Ordner ‚Entwürfe‘ kann nicht genutzt werden, da es ein Systemordner ist. Hier werden E-Mails die gerade geschrieben werden automatisch zwischengespeichert und nach dem Versand automatisch gelöscht. Daher wird ein neuer Ordner über Rechtsklick auf ‚Posteingang‘ -> Neuer Ordner angelegt. Dieser Ordner heißt bei mir ‚Vorlagen‘ und enthält natürlich E-Mails.
Neue Vorlage erstellen
Eine neue Vorlage wird wie eine neue E-Mail erstellt. Wie im Bild zu sehen werden die fertigen Textbausteine eingetragen und leicht wiedererkennbare Platzhalter für sich ändernde Textbausteine gesetzt. Diese E-Mail schickt man sich selbst und löscht diese anschließend. Im Ordner ‚Gesendete Objekte‘ ist nun die Vorlage zu finden. Per drag & drop wird diese in den Ordner ‚Vorlagen‘ verschoben.
Mit E-Mail-Vorlagen arbeiten
Um eine neue E-Mail aus der Vorlage zu erstellen, wechselt man in den Ordner ‚Vorlagen‘ und klickt die passende E-Mail-Vorlage mit der rechten Maustaste an. Im sich öffnenden Kontextmenü wird ‚Nachricht als Neu bearbeiten‘ gewählt. Voilà!
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