Zehn Gedanken zur Frage, ob wir heute und in Zukunft von Outlook abhängig sind

2015-10-17_10_gedanken_zu_outlookHätte man vor 10 Jahren eine beliebige Gruppe Personen gefragt, wie sie ihre letzte E-Mail gelesen haben, so hätten gewiss neun von zehn Befragten Microsofts Outlook als Mail-Reader genannt. Heute verweist die typische Antwort eher auf ein Smartphone. Die Welt der Endgeräte ändert sich, das zeigen die Siegeszüge von Android und iOS deutlich. Schon in den Hochzeiten des Blackberrys begannen Manager, Ihre eigene Organisation vom PC oder Notebook weg zu verlagern.

Das mag eine allgemeine Beobachtung sein. Doch wie sieht es in den europäischen Büros heutzutage aus? Sind wir heute und in Zukunft von Outlook als Groupware-Client abhängig? Ich fasse im Folgenden einmal zehn typische Aussagen von Anwendern zusammen, die ich immer wieder höre.

Ohne Outlook kann ich meine E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben oder Notizen nicht verwalten.

Diese Aussage ist schlicht nicht mehr aktuell. Der Griff zum Smartphone ist viel schneller als das Einschalten des PCs. Ein ausführlicher Überblick über die aktuellen Termine, Aufgaben oder E-Mails von einem beliebigen Web-Browser aus verrät mindestens so viel wie von Outlook aus, gibt jedoch viel mehr Freiheiten als der Aufruf des Outlooks von genau dem PC aus, auf dem ein festes Profil dafür eingerichtet ist. Man kann seine Daten gut mit Outlook verwalten – auch mit Zarafa, wenn dieses per ActiveSync eingerichtet ist. Aber es gibt auch viele weiterführende Möglichkeiten.

Ohne Outlook kann ich nicht auf die Kalender meiner Kollegen zugreifen.

Doch, das geht mit der Zarafa DeskApp. Mit der Zarafa WebApp kann man dies sogar im selben Look & Feel von beliebigen Browsern aus tun.

Es schränkt meine Produktivität als Anwender ein, wenn ich mit einem ganz anders aussehenden Client arbeiten muss.

Ja, das stimmt. Anfangs ist das immer und bei allen Applikationen so. Doch eine Rückfrage: Wie haben Sie den Umstieg von Outlook 2000, 2003 oder 2007 auf Outlook 2010 oder 2013 erlebt? Dieser Wechsel des Look & Feels war ein großer. Und es gibt noch einen viel größeren Wechsel: Stillschweigend nutzen schon heute sehr viele Anwender Smartphones, um E-Mails wenigstens zu lesen oder zu löschen. Die Einschränkung entsteht nur während der Umgewöhnung. Danach kann man um eine Vielfaches produktiver sein.

Die Bedienung eines web-basierten Clients ist ganz anders als bei Outlook.

Web-Browser haben in den letzten Jahren viel dazugelernt. In modernen WebApps sind Shortkeys, Drag&Drop, Desktop-Notifications oder Endless Scrolling heutzutage State of the Art. Haben Sie sich auf Ihrem Smartphone schon einmal gefragt, was native Apps und was WebApps sind? Man erkennt kaum einen Unterschied und dabei sind die Web-Browser auf Smartphones noch nicht einmal so stark wie die auf Desktops.

Ich kann in einem Browser-Fenster nicht arbeiten.

Dieses Argument ist nachvollziehbar. Moderne Browser arbeiten mit vielen Tabs, so dass es ein leichtes ist, den Überblick zu verlieren oder versehentlich die WebApp zu schließen. Wie in der vorherigen Antwort erwähnt, sind vor allem im Mobile-Bereich viele Applikationen tatsächlich HTML5-Apps. Es liegt also nahe, aus einer WebApp ebenso eine „richtige“ App zu machen. Genau das ist die DeskApp. Sie ist nicht nur kein Browserfenster, sondern ermöglicht auch noch viele weiterführende Integrationen mit Desktops.

Ohne Outlook kann ich nicht offline arbeiten. Also brauche ich Exchange oder Office365.

Hat man bisher mit Zarafa ein Outlook offline betrieben, so hatte man Zugriff auf seine eigenen Ordner. Dies ermöglicht Outlook ab der Version 2013 über das ActiveSync-over-the-Air-Protokoll – sprich Z-Push – auch. Man kann also ab Outlook 2013 mittels Z-Push offline arbeiten. Über Z-Push angebundene Mobile Clients arbeiten übrigens seit jeher offline. Bestimmte Caching-Möglichkeiten der DeskApp werden in Zukunft auch mit diesen Client das Arbeiten ohne stetige Internetverbindung ermöglichen.

Wenn ich Dokumente oder Tabellen per E-Mail versenden möchte, öffnet sich Outlook. Also benötige ich Outlook.

Outlook öffnet sich, weil es als Standardprogramm zum Bearbeiten von ‚mailto:‘-Links im Betriebssystem hinterlegt ist. Diese Funktion kann man ändern und eigene Applikationen hinterlegen.

Ich brauche Outlook, weil die von mir genutzte Applikation X ein Plugin dafür anbietet.

Anbieter von Telefonanlagen, Dokumenten Management Systemen (DMS), Archivierungslösungen und weiterer Software integrieren sich häufig in Groupware-/Kommunikationssysteme. Anwender haben somit die Möglichkeit, Ihre Daten direkt mit der Applikation X auszutauschen. Outlook ist ein möglicher Client dafür. Angebunden über Z-Push sollte es auch meist out-of-the-box mit der anderen Applikation nutzbar sein. Speziell für DMS oder andere dateibasierte Systeme gibt es auch Integrationsmöglichkeiten in Zarafa Files. Dies kann derzeit per WebDAV oder Samba-Share erfolgen, in Zukunft auf über CMIS. Für VoIP-Telefonanlagen gibt es ein WebApp/DeskApp-Plugin (Link). Sie suchen nach Möglichkeiten, eine andere Applikation mit Zarafa zu betreiben? Sprechen Sie uns darauf an!

Ich muss mit Outlook arbeiten, weil es vorinstalliert / einfach da ist

Insbesondere eine WebApp muss gar nicht installiert werden. Anwender können überall im identischen Look & Feel arbeiten, sofern sie nur Zugriff auf einen Web-Browser erhalten. Hier lohnt auch ein Rückblick auf die dritte Aussage dieses Blogposts: Es schränkt meine Produktivität als Anwender ein, wenn ich mit einem ganz anders aussehenden Client arbeiten muss.

Sie müssen also nicht mit Outlook arbeiten, wenngleich Sie es natürlich können. Wenn aber auch erweiterte Groupwarefunktionalitäten von Outlook geboten werden sollen, entstehen jedoch verschiedene Abhängigkeiten: Sie benötigen einen Exchange-Dienst, der wiederum einen ActiveDirectory-Dienst benötigt. Beides läuft nur auf Windows Server Betriebssystemen. In Zukunft werden weitere Dienste wie die von Sharepoint oder Skype Business eingebunden werden. Das alles gibt es auch als Office365 – dann benötigen Sie dafür die passenden Pakete.

Ich möchte mit Outlook arbeiten, weil ein Web-Browser nicht meinen Sicherheitsanforderungen entspricht.

Sicherheit kann niemand versprechen. Je komplexer und umfangreicher ein System ist, desto höher ist das Risiko von Sicherheitslücken. Outlook ist sehr komplex und sehr umfangreich. Wir setzen auf Transparenz, um ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Zarafa ist Open Source. Beim Internet Browser gibt es ebenfalls verscheidene Open Source Produkte zur Auswahl. Hier empfehlen wir den Iridium Browser, der den Chromium Browser um zahlreiche Privacy- und Security-Funktionen ergänzt.

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