Outlook – der Dieselmotor der Digitalisierung

Es ist abstrus. Die vordenkenden Experten hechten von einer Konferenz zur nächsten, applaudieren zu den neuesten KI-Trends, huldigen den Big-Data-Pools, bemängeln Datensammelwut und mangelndes Verständnis für Privatsphäre bei Anbietern wie Anwendern und beschwören den Weg, den unser Land noch in Richtung Digitalisierung gehen muss. Aber wehe jemand behauptet, dass man E-Mails auch ohne Microsoft Outlook verschicken könnte. Ich habe einmal meine Gedanken speziell zu Outlook in diesen Text gegossen, ein paar Notwendigkeiten definiert und zeige, was stattdessen passiert.

Ich glaube, dass sich die meisten Leute schlicht keine Gedanken darüber machen. Es ist ja nur ein E-Mail-Programm. Und die, die das Digitale in Politik und Gesellschaft verstehen, sind sowieso schon viel weiter und mögen sich mit diesem Bodensatz gar nicht beschäftigen. Das führt aber zum Festhalten an überholter Technologie und bremst aus, was die Digitalisierung voran bringen könnte. Es ist sehr ähnlich zum Dieselmotor, an dem europäische Automobilhersteller festhalten, obwohl die E-Mobilität längst auf dem Vormarsch ist.

Abhängigkeiten von Outlook

Bis zur Version 2007 konnte Outlook uneingeschränkt mit einer Vielzahl von Groupware-Systemen genutzt werden. Zwar war das Markt-Segment der nicht-Microsoft-heißenden Anbieter schon immer klein, aber es gab einen Wettbewerb. Seit Outlook 2010 sind Gruppenfunktionalitäten sehr eingeschränkt, wenn kein Microsoft Exchange genutzt wird. Heutige Versionen von Microsoft Outlook bedingen Microsoft Exchange oder Microsoft Office365, wenn man mit gemeinsamen Kalendern oder E-Mail-Postfächern arbeiten möchte. Microsoft Exchange bedingt Microsoft ActiveDirectory. Beide Serverdienste funktionieren nur auf Microsoft Windows Servern. Natürlich funktioniert Microsoft Outlook auch nur (so richtig) auf Microsoft Windows. Und es ist ein Teil der Microsoft Office Suite. Wer Outlook hat, der braucht also über andere Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme gar nicht erst nachzudenken – der bekommt Microsoft Word und Microsoft Excel. Diese beiden wiederum sind fest mit Microsoft OneDrive oder Microsoft Sharepoint verdrahtet …

Zur Erinnerung: Dieser lange Absatz begann damit, dass man E-Mails nur mit Microsoft Outlook schreiben kann. Am Ende der Abhängigkeitsliste steht eine komplette Microsoft-Infrastruktur. Das hat zur Folge, dass innovative Entwicklungen oder schlicht notwendige IT-Systeme sich auf diese eine Plattform konzentrieren. Es gibt keine Notwendigkeit zur Plattformunabhängigkeit. Die Plattform eines Anbieters ist der einzige Nutznießer innovativer Entwicklungen und schlimmer noch: Innovationen können nur so schnell sein wie die Plattform selbst. 

Outlook – ohne Cloud in die Cloud

Es gab mal einen Mega-Trend, der hieß Cloud. Also: Gibt es immer noch.

„Cloud Computing [ist der] Ansatz, IT-Infrastrukturen über ein Rechnernetz zur Verfügung zu stellen, ohne dass diese auf dem lMicrosoft Windows 10okalen Rechner installiert sein müssen.“ [1].

Microsoft Outlook, Microsoft Word und Microsoft Excel sind sogenannte Fat Clients – die machen also das komplette Gegenteil. Die einfachste Folge davon ist, dass Sicherheitslücken und Bugs direkt am PC oder Notebook selbst behoben werden müssen. Das kostet Ressourcen, die man natürlich minimieren will. Am einfachsten minimiert man diese, indem Infrastrukturen homogenisiert werden. Das ist nochmal ein ganz anderer LockIn-Aspekt …

Microsoft Outlook verhindert aber tatsächlich die richtige/sinnvolle Umsetzung des Cloud-Trends. Wieso die ‚richtige/sinnvolle‘ Umsetzung? Irrsinniger Weise legt Microsoft seinen Anwendern die Verwendung von Microsoft Office365 – also der Microsoft Cloud – nahe. Wenn man es sich genauer ansieht erkennt man, dass man damit wirklich von allen Nachteilen auf einmal profitiert:

  • Ein Fat Client, der lokales Management erfordert
  • Eine Public Cloud, in der Daten verknüpft werden können

Spirale der Abhängigkeiten

Zugegeben, so ganz stimmt das mit den Fat Clients nicht. Die Verarbeitung der Daten erfolgt zwar noch auf den PCs und Notebooks, die Software selbst wird jedoch als sogenannte click-to-run-Version ausgeliefert. Anwender bekommen damit nur eine „Hülle“ für Ihre Software. Word, Excel oder Outlook selbst werden dann aus der Cloud in der jeweils aktuellen Version nachgeladen und idealerweise auch gleich mit aktualisiert. Damit spart man sich das ganze punktuelle Herumgepatche und stellt gleichzeitig sicher, dass immer die aktuellste Version beim Anwender läuft. Einzelne „Optimierungen“ der Software können dann aber nicht mehr ausgespart werden. Wenn also eine neue Funktion wie zum Beispiel die des Patches KB3172519 hinzukommt, die nicht-Microsoft-heißende Anbieter von grundlegenden Funktionen aussperrt, dann können Administratoren weder diesen einen Patch aussparen noch auf einer älteren Version der Software verbleiben. 

Aber was will man machen? 

E-Mails können nicht nur von Outlook versandt werden!

Es gibt viele Alternativen zu Outlook, wie auch zu Word oder Excel. Die heißen dann LibreOffice, Open Office, Collabora, Kopano, openXchange und so weiter und so fort. Sie heißen aber nicht Microsoft. Schon allein das ist ein Problem. Ich habe tatsächlich Behörden gesehen, in denen die Akzeptanz unserer Kopano WebApp oder DeskApp dadurch erhöht wurde, dass der Link „Outlook“ genannt wurde. 

Was muss passieren, damit der IT-Markt wieder liberalisiert und für eine konstruktive sowie innovative Digitalisierung bereit gemacht wird?

  1. Lösungsorientiert entscheiden. Bei der Beschaffung von Software muss die erste Frage wieder lauten: Was will ich tun? Und nicht: Womit will ich es tun? Und das muss auch für Standardsoftware zum Schreiben von Texten oder E-Mails gelten.
  2. Neutralität wahren. Word, Excel, Powerpoint und Outlook sind Marken. In unserem Sprachgebrauch hat „Ich schicke Dir ein Excel“ nichts zu suchen. Es sind Texte, Tabellen oder Präsentationen die versandt werden. Darauf müssen Kollegen und Kolleginnen immer wieder hingewiesen werden.
  3. Unabhängigkeit anstreben. Unabhängigkeit bedeutet, das eine Software die ich nutze nicht von nur einer einzigen weiteren Software abhängt. Jenseits der Outlook<->Exchange-Kopplung gibt es hier ein viel größeres Problem: Integrationen anderer Software in Mail-, Kalender-, Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationssoftware. Anwenderunternehmen müssen verstehen, dass sie in eine Ecke gedrängt werden, wenn es „nur“ ein Outlook-Plugin gibt und sie müssen sich ihrer Macht am Markt bewusst werden, dass sie mit ihren Anforderungen die einzigen im Ecosystem sind, die das ändern können.
  4. Mutig nach Gründe suchen. Wenn Eines nicht zum Anderen passt, dann kann das viele Ursachen haben. In der IT ist es heute „normal“, dass es an LibreOffice liegt, wenn LibreOffice-Präsentationen merkwürdig in PowerPoint aussehen oder in unserem Fall das es an Kopano liegt, wenn Microsoft sein Outlook umbaut. Ich weiß von sehr vielen Leuten, die entscheidende Rollen in der IT spielen, dass sie wissen das das falsch ist. Deswegen sage ich: Habt den Mut, diese Meinung auch zu vertreten!
  5. Verantwortung übernehmen. Das sollte eigentlich in jeder Managementposition normal sein, ist es aber tatsächlich in kaum einer. „You’ll never get fired for buying Microsoft“ ist ein Satz, den ich so oft mit einem Schulterzucken als letzte Entschuldigung hören musste. Solche Sätze bremsen den Fortschritt, die eigene Souveränität und machen vor allem den IT-Manager der sie ausspricht überflüssig. Denn mit dieser Binsenweisheit könnte jede/r im Unternehmen IT-Entscheidungen fällen.
  6. Eigene Visionen haben und darauf hinarbeiten. Das was heute die Trenddiskussionen über die Blockchain sind, waren früher die Diskussionen über die Cloud. IT-Manager strömen zu Kongressen und huldigen den digitalen Vordenkern. Und wenn dann die Trends im Massenmarkt angekommen sind? Dann brauchen sie Outlook weil es alle haben. Fortschritt und Digitalisierung bedeutet nicht nur zu applaudieren, sondern auch in kleinen Schritten über die eigene Infrastruktur nachzudenken.

Digital first, Bedenken second.

Noch eine lustige Anekdote zum Schluss: Als Microsoft sein Office365 ankündigte applaudierte der IT-Markt – Juhu, eine neue Cloud! Dann kamen die Bedenken: Microsoft hat dann alle meine Daten. Habe ich noch Kontrolle über meine Daten? Was können die mit meinen Daten machen? Gute Fragen! Mit denen passierte dann etwas typisch deutsches – Sie wanderten in den Schatten der Frage, ob Microsoft die Daten denn überhaupt außerhalb Deutschlands speichern dürfe?! Wäre ich ein Microsoft-Lobbyist, dann hätte ich auf genau diese Frage hingearbeitet. Die kann man nämlich beantworten:

Office365-Pricing DE / Weltweit
Screenshot von https://products.office.com/de-de/office-365-deutschland/compare-plans-pricing [2]
Bravo! Eine Deutschland-Cloud! Meine Daten liegen jetzt in deutschen Rechenzentren. „Da darf ich sie ablegen und dafür bezahle ich auch gern etwas mehr.“, ist ein Satz, den ich seither auch immer wieder höre.

Sag mal merkt Ihrs noch?!? Ihr bezahlt mehr für etwas, was außer der Möglichkeit einen Punkt auf der Landkarte zu zeigen keinen Vorteil bietet? „Aber der Datenschutz …“ – NEIN! Das Zeug ist proprietär und funkt doch wohin es will – siehe Windows 10 und die Antworten von Microsoft [3].

Es geht nicht anders. Man wird in den sauren Apfel beißen und selbst denken müssen. 

 

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Cloud_Computing
[2] https://products.office.com/de-de/office-365-deutschland/compare-plans-pricing (Mai 2018)
[3] https://www.heise.de/newsticker/meldung/Behoerden-ignorieren-Sicherheitsbedenken-gegenueber-Windows-10-3971133.html

One thought on “Outlook – der Dieselmotor der Digitalisierung”

  1. Hi Andreas,

    welcher Genuss diese Deine Zeilen zu lesen… Natürlich berechtigt – der Punkt ist leider nur der, dass es genau das ist was die IT-Techniker schon lange sehen und auch schon lange so verargumentieren. Alleine der Punkt, dass die Manager es leider immer noch nicht sehen wollen wird auch diesen Versuch es erneut zu erklären leider wieder im Sande verlaufen lassen…

    Grüße

    dw2412

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