Fatale (gefühlte) Abhängigkeit von MS Outlook

AbhängigkeitAm 10. April veröffentlichte ein internationales Journalisten-Team [1] um Harald Schumann vom tagesspiegel [2] die Resultate ihrer monatelangen Recherchen zu „Europas fataler Abhängigkeit von Microsoft“. Der Artikel führt als Beispiel mehrfach LibreOffice als Alternative zu Microsoft Office an. All die darin geschilderten Erklärungen, Erlebnisse und Fakten kann ich aus meinen nunmehr 11 Jahren Erfahrung im OpenSource-Groupwarebereich nur doppelt unterstreichen.

Ich möchte in meinem Blog gar kein Microsoft-Bashing betreiben. Es geht nicht um den einen Konzern, sondern um das Verhältnis des Konzerns zu dessen Kunden aus der öffentlichen Hand – wobei Verhältnis schon gut mit „Hörigkeit der Kunden“ gleichgesetzt werden kann. Warum „Hörigkeit“? Weil man diese Abhängigkeit nicht Microsoft alleine ankreiden darf. Die andere Seite könnte ausbrechen. Tut sie aber nicht. Microsoft ist auch nicht der einzige Konzern, der sich so verhält. Doch ist die Anzahl derer, die nicht alltäglich mit dessen Software arbeiten, eher abzählbar gering.

Unsere Evolution mit der Marktmacht

Wir – das meint meine Firma, meine Kollegen und auch mich selbst – haben die Marktmacht von Microsoft auf den Clients schon vor sehr langer Zeit gesehen. Mit Zarafa haben wir eine alternative Lösungen dazu gebaut. Unser Ziel damals war es, dem auf Windows-PCs gesetzten Microsoft Office einen Server zur Seite zu stellen, der nicht auch von Microsoft kommen muss. Das hatte zunächst technische Vorteile, dann finanzielle und letztendlich spielte das Wort „Offenheit“ eine immer bedeutendere Rolle. Diese Offenheit meinte schon damals Open Source, aber auch die Schnittstellen hin zu anderen Benutzerverwaltungssystemen oder sonstigen Infrastrukturen. Während Microsoft Exchange – bis heute die Microsoft-Serverkomponente hinter Outlook – zwingend ein Microsoft ActiveDirectory erfordert, welches wiederum einen Microsoft Windows Server voraussetzt, waren wir mit Zarafa fast von Beginn an offen für OpenLDAP, Novells eDirectory und alle anderen Benutzerverzeichnisse, die sich an den offenen LDAPv3-Standard [3] halten.

Der führende Client für Zarafa war immer MS Outlook. Warum? Convenience. Es gibt ja kaum jemanden, der es nicht hat. Neben den im oben genannten Artikel immer wieder zitierten MS Word und MS Excel ist Outlook nicht nur ein weiterer, sondern meiner Erfahrung nach ein wesentlich stärkerer Suchttreiber. LibreOffice setzt mit seiner Office-Suite den beiden erstgenannten Lösungen gute Alternativen entgegen. Hier stört man sich als Anwender vielleicht am Look&Feel und Kleinigkeiten, die man – wie im Artikel richtig beschrieben – mit Trainings lösen kann. Doch welche Software nutzt man als geneigter Anwender, um effizient seine E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte zu verwalten? Da ist der Markt dünn gesät.

Als Outlook 2010 veröffentlich wurde haben wir bei Zarafa erkannt, dass sich Dinge ändern werden. Wo früher feste, quasi-standardisierte Schnittstellen waren, dort waren plötzlich feste Abhängigkeiten zu MS Exchange in elementaren Grundfunktionen. Dem geneigten Beobachter ist es vielleicht im Laufe der Zeit aufgefallen: Dort wo die Outlook-Installationsroutine früher die Frage stellte, ob man Exchange, Lotus Notes, Groupwise, POP3/IMAP oder einen anderen Mailserver besitzt, fragt das Programm heute noch nach Office365 oder Exchange – beides von Microsoft. Und auch deren Anbindung ist anders geworden. Outlook kann nicht mehr der führende Client einer Groupware sein, die nicht Exchange oder Office365 heißt. Nicht zuletzt deswegen haben wir mit Kopano einen Fork von Zarafa [4] erstellt, der in erster Linie seine eigenen Clients (DeskApp und WebApp) anbindet. Damit adressieren wir zudem genau das im vorherigen Absatz aufgeworfene Dilemma.

Suchtfaktor Outlook

Stellvertretend für sehr viele Gespräche über ein Arbeitsleben ohne Outlook möchte ich eine Abteilungsleiterin eines unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor zitieren. Die Aufgabe, die sie mir stellte, ist mir in besonderer Erinnerung geblieben: „Bitte geben Sie uns etwas an die Hand – irgendetwas – damit sich diejenigen, die nicht mehr mit Outlook arbeiten können, nicht wie Menschen zweiter Klasse fühlen!“

Kein Outlook = Mensch zweiter Klasse?!?

Dieses Zitat fasst in aller Kürze und Prägnanz zusammen, warum ich eingangs von „Hörigkeit“geschrieben habe. Was hat Outlook, dass andere Lösungen – in diesem Falle unsere eigene – nicht haben? Schon vor anderthalb Jahren habe ich einmal in zehn Gedanken zur Frage, ob wir heute und in Zukunft von Outlook abhängig sind aufgeführt, wie wir ein Outlook ersetzen können. Heute sind wir sogar noch ein paar Schritte weiter.

Alternativen

„Was gibt es denn Outlook entgegenzusetzen? Es muss doch nur dasselbe können wie Outlook.“ – eine Anforderung, die ich in den letzten 10 Jahren unzählige Male gehört habe. „Was kann Outlook denn?“, frage ich dann meist zurück. Sehr selten werden Dinge aufgezählt, die unsere DeskApp nicht abdecken kann. Meist will man E-Mails bearbeiten, gemeinsame Kalender nutzen, aus Programmen vom Desktop weg E-Mails direkt versenden können … Und die Assistenz der Geschäftsführung braucht Outlook – Huch, ein Teufelskreis: Warum braucht die Assistenz Outlook? Weil sie es gelernt hat. Aha. Auf unseren Bereich gemünzt ist dies doch genau „die Abhängigkeit von dem einen Anbieter“ die „den technischen Fortschritt im öffentlichen Sektor bremst“, um einmal aufzugreifen, wie Dietmar Harhoff, Direktor des Max-Planck-Instituts für Innovation und Wettbewerb im Artikel zitiert wird.

Und es gibt sie doch, die Alternativen. Eine davon ist eben unsere Kopano DeskApp. Dieses „Nicht-Outlook“ läuft auf Windows, auf Mac und auf Linux. Es sieht sogar ein bisschen so aus wie Outlook. Man kann E-Mails darin schreiben, gemeinsam in Kalendern arbeiten, Aufgaben delegieren – eigentlich all das machen, was Outlook auch kann. Und wenn man in Microsoft Word oder LibreOffice Writer ein Dokument per E-Mail versenden möchte, dann springt die DeskApp auf und eine neue E-Mail mit besagtem Dokument im Anhang steht zum Versand bereit.

Neue Abhängigkeiten seitens Microsoft werden seit Jahren langsam und stetig in Form von Sharepoint und Skype installiert. Dem entgegen setzt die Kopano DeskApp eine Files-Integration, um beliebige Files-Speicher einzubinden, und die Web Meetings, um schnell und direkt miteinander kommunizieren zu können.

Da ist noch endlos mehr. Doch das Wichtigste ist: Das alles ist Open Source. Damit können wir als europäisches Unternehmen Geld verdienen, das beweisen wir seit Jahren. Und damit liefern wir Vertrauen. Unser Quellcode kann überprüft werden. Es gibt die Experten – sei es in der Studenten-WG, im Max-Planck- oder Frauenhofer-Institut oder in der auf Audits spezialisierten Firma, die das auch hin und wieder machen. Schwachstellen in puncto Security oder Kompatibilität werden so von einer Schwarmintelligenz gesucht und entdeckt. Das hilft allen und es schließt andere nicht davon aus, ihr Wissen und ihre Erfahrungen anzuwenden.

Nicht zuletzt ist es eine Basis für Innovation. Unsere Files-Integration war ein Community-AddOn eines Grazer Studenten. Wir fanden das cool und haben es in unser Produkt übernommen und deutlich erweitert. Die Web Meetings basieren auf spreed.me, welches auch unter der AGPL-Lizenz steht. Partner integrieren ihre Lösungen, wie zum Beispiel E-Mail-Archivsoftware und anderes. Das alles geht ohne komplexe Vertragswerke, Herstellerzertifizierungen und gegenseitigen Lizenzzahlungen, die am Ende der Kunde zahlen muss. Das ist Innovation made by Open Source!

Zusammenfassung

Ich könnte noch endlos zu diesem Thema schreiben. Mit unseren Kunden und denen die es werden wollen und auch in der OSB-Alliance rede ich fast ständig über diese Themen. Aber die wichtigste Botschaft dieses Blog-Beitrags ist doch: Es gibt eine Abhängigkeit von Microsoft. Diese besteht in allererster Linie in den Köpfen und ist technisch überwiegend nur eine gefühlte Abhängigkeit. Es kostet die einzelne Behörde Mut, den Schritt weg von Microsoft zu gehen. Einige haben es schon getan. Wir und viele andere in unserem Umfeld machen uns alltäglich stark dafür, dass noch viele weitere den Mut dazu finden.

Danke an das Journalisten-Team für diese Arbeit! Der Artikel beschreibt alles, was ich seit mehr als 10 Jahren immer wieder erlebe.

[1] http://www.investigate-europe.eu/en/new-investigation-europes-dire-dependency-on-microsoft/
[2] http://www.tagesspiegel.de/schumann-harald/5265162.html
[3] https://www.ietf.org/rfc/rfc4511.txt
[4] https://kopano.com/2016-year-fork/
Titelbild: https://pixabay.com/en/time-money-puppet-time-is-money-1594638/

7 Gedanken zu „Fatale (gefühlte) Abhängigkeit von MS Outlook

  • 13. April 2017 um 22:53
    Permalink

    Ja, genau so ist es. Da gibt es nichts hinzuzufügen.

    Antworten
  • 1. Mai 2017 um 16:55
    Permalink

    Hallo Andreas

    sehr schöner Artikel. Da hätte ich gleich noch eine gewaltige Alternative zu einem Microsoft Produkt, welches ich persönlich grottenschlecht finde. Sharepoint von Microsoft ist für mich das absolute Datengrab, Du findest nichts und wenn die Desktop Suche deaktiviert ist , geht gar nichts mehr.
    Hier empfehle ich Alfresco als Dokumenten Management System, welche auch eine Community Version zur Verfügung stellt. Alfresco ist ein Hammerteil und Du kannst Fullindex über alle Dokumente machen egal ob PDF, Word, Excel, Bilder. Installiere es Dir mal , Du wirst begeistert sein.

    Beste Grüße , Joachim

    Antworten
    • 2. Mai 2017 um 08:24
      Permalink

      Moin Joachim,

      danke für Deinen Hinweis. Ich kenne Alfresco grob. Von einem unserer Partnerunternehmen weiß ich, dass man es ähnlich wie agorum auch mit den Kopano Files anbinden kann.

      Viele Grüße,

      Andreas

      Antworten
      • 2. Mai 2017 um 11:37
        Permalink

        Hallo Andreas

        richtig hab ich genau so im Einsatz, geht mit Webdav … und ich liebe diese Lösung Kopano/Zarafa mit Alfresco , einfach genial …

        Beste Grüße , Joachim

        Antworten
        • 13. November 2017 um 08:46
          Permalink

          Es sind wohl eher manche Kleinigkeiten die an Kopano stören…
          schon mal versucht eine Mail abzuspeichern? Ja, funktioniert als .eml Datei wunderbar… was aber, wenn der User diese Mail wieder ansehen möchte? Fehlanzeige! Doppelklick auf die .eml Datei funktioniert nicht… PDF Export auf Knopfdruck wäre im Business auch wichtig.
          Anderes Beispiel: Die User können in Outlook recht einfach ihre Signaturen abändern – geht auch in Kopano. Sobald sie aber ein Logo, Banner o. ä. einbinden möchten, wird es schwierig. Einbetten ist nicht vorgesehen bzw. funktioniert nur mit Tricks. Verknüpfen geht prinzipiell, aber welcher Enduser kann schon Logos vorher auf den Webspace hochladen… beim Empfänger ist zudem das Nachladen der verlinkten Grafiken meist ohnehin blockiert… Ist leider daher eher nicht Enduser tauglich!
          Ansonsten halte ich Kopano aber für ein tolles Produkt – etwas Feinschliff, dann wird das richtig gut!

          Antworten
          • 14. November 2017 um 12:10
            Permalink

            Moin Hans,

            irgendwas ist halt immer ;-). Die von Dir genannten Punkte sind keine unbekannten. Mit dem EML-Thema setzen sich die Tickets KW-612 und KD-2 auseinander. Nach dem Release der Version 3.4 der WebApp werden die einmal wieder betrachtet. Der PDF-Export auf Knopfdruck funktioniert über zwei Knopfdrücke: Das „…“-Menü in der Mail und Drucken – die Browser sollten alle in der Lage sein, ein PDF zu erstellen. Und zu guter Letzt die Signaturen: Füge mal ein Bild per copy & paste ein. Das wird dann mit der E-Mail als inline-Attachment versandt. WYSIWYG-Editoren sind ein Graus ;-).

            Viele Grüße,

            Andreas

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